Hồ sơ khách: nhận ra khách quay lại và ghi điều cần nhớ

1. Mở Hồ sơ khách

1. Ở menu trái, bấm Khách & đánh giá.
2. Chọn tab Hồ sơ khách.

Đầu màn có các ô đếm: Tổng số khách, Khách quay lại (≥2 lần), Ở từ 3 lần trở lên, Chờ xác nhận gộp hồ sơ và Có cờ cảnh báo. Bấm ô Khách quay lại hay Có cờ cảnh báo để lọc nhanh.

2. Tìm một khách

1. Gõ tên, số điện thoại hoặc email vào ô Tìm theo tên, số điện thoại, email…. Số điện thoại gõ dạng 0866… hay +8486… đều tìm ra như nhau.
2. Hoặc bấm một bộ lọc: Tất cả, Khách quen, Đang ở, Sắp tới, Có cờ.

123

Mỗi dòng ghi tên khách kèm quốc tịch và ngôn ngữ, Số lần ở, Tổng đêm, Lần gần nhất và các kênh khách từng đặt. Bộ lọc Có cờ gom khách có nhãn Không tiếp nhận hoặc Huỷ sát ngày.

3. Xem một hồ sơ

Bấm tên khách để mở hồ sơ. Đầu hồ sơ ghi quốc tịch, ngôn ngữ, số lần ở, số đêm, tổng tiền và số lần huỷ. Bên dưới có ba phần:

• GHI CHÚ: những điều đội cần nhớ về khách.
• CÁCH LIÊN HỆ: số điện thoại, email, mã khách trên sàn, Zalo, WhatsApp… Thông tin hiện ở dạng che bớt; chỉ quản trị cao nhất bấm hiện để xem đủ, và mỗi lần xem đều được ghi lại.
• LỊCH SỬ Ở: từng lần ở với căn, ngày, số đêm, số tiền và kênh. Bấm một dòng để mở đơn.

1234

4. Gắn nhãn cho khách

Belldor PMS tự gắn Khách quen và Huỷ sát ngày. Bạn gắn thêm bằng các nút + trong hồ sơ: Cần yên tĩnh, Ở dài ngày, Gia đình có trẻ nhỏ, Đi công tác, Không tiếp nhận. Bấm × cạnh nhãn để gỡ.

Gắn Không tiếp nhận phải ghi lý do. Nhãn này chỉ để báo: khi khách đó có đơn mới, Belldor PMS báo cho bạn, chứ không tự từ chối hay huỷ đơn.

5. Ghi chú về khách

1. Ở phần GHI CHÚ, gõ vào ô Cần nhớ gì về khách này?.
2. Tick Ghim lên đầu (hiện trong hộp thư) nếu muốn ghi chú hiện ở khung bên phải Hộp thư mỗi khi khách nhắn.
3. Bấm Lưu ghi chú.

Mỗi ghi chú ghi người viết và ngày. Bấm ghim hay bỏ ghim để đổi ghi chú được ghim, xoá để xoá (xoá ngay, không hỏi lại).

6. Duyệt các cặp hồ sơ nghi trùng

Khi hai hồ sơ có dấu hiệu là cùng một người mà chưa đủ chắc để tự gộp, Belldor PMS đưa vào hàng chờ để bạn quyết. Gộp nhầm hai người khác nhau nguy hiểm hơn bỏ sót, nên máy chỉ tự gộp khi rất chắc.

1. Ở đầu màn Hồ sơ khách, bấm ô Chờ xác nhận gộp hồ sơ, hoặc dòng … mục chờ xác nhận gộp →.
2. Đọc hai hồ sơ đặt cạnh nhau và phần VÌ SAO NGHI.
3. Bấm Đúng - gộp lại nếu là cùng một người, hoặc Không phải - hai người khác nhau.

Đã bấm Không phải thì cặp đó không bị hỏi lại nữa. Gộp nhầm thì mở hồ sơ, bấm Gỡ gộp ở cuối hồ sơ.