Ghi tiền mặt đã thu, lập phiếu nộp quỹ và chốt kỳ

1. Ghi nhận tiền đã thu

Tiền mặt đi vào sổ theo hai đường:

• Ở Sổ doanh thu, bạn ghi Đã thu cho đơn Booking.com hoặc đơn khách lẻ, kèm Người thu. Đơn đó được tính là người thu đang giữ tiền cho tới khi vào một phiếu nộp. Cách ghi ở Đọc Sổ doanh thu, ghi thu khác và đối soát chứng từ.
• Một số khoản thu tiền mặt được hệ thống tự ghi cho người đang thao tác, ví dụ khi bạn tạo đơn khách lẻ trên lịch với thanh toán Đã thu đủ hoặc Đã cọc. Các khoản này cộng vào thẻ Tổng tiền mặt chưa nộp quỹ ở đầu màn.

2. Xem ai đang giữ tiền mặt

• Đầu màn có thẻ Tổng tiền mặt chưa nộp quỹ và một thẻ cho từng người, ghi đã thu bao nhiêu, đã nộp bao nhiêu. Người giữ quá ngưỡng có thẻ màu vàng kèm dòng cảnh báo.
• Mục Tiền mặt đang ngoài (người thu) có khối Ai đang giữ bao nhiêu (đã thu, chưa nộp): số tiền và số đơn của từng người thu.
• Khối Đơn tiền mặt / Booking.com CHƯA THU liệt kê đơn khách chưa trả. Lọc theo ngày trả phòng bằng Toàn bộ, Tháng này, Tháng trước hoặc Tuỳ chọn.

3. Lập phiếu nộp quỹ

Người thu thường gom tiền nhiều đơn, chi vài khoản dọc đường rồi nộp phần còn lại. Phiếu nộp quỹ ghi đúng việc đó.

1. Ở khối Tạo phiếu nộp quỹ, chọn Người thu và Ngày nộp.
2. Tick các đơn trong Chọn đơn đã thu, và các khoản trong Khoản thu khác chưa nộp nếu có.
3. Có chi dọc đường thì bấm + Thêm khoản chi, gõ số tiền, mô tả và chọn loại chi.
4. Xem dòng tổng: Tổng thu, Tổng chi và Thực chuyển. Chi vượt thu thì dòng tổng ghi CÔNG TY BÙ.
5. Đính Ảnh chứng từ chuyển khoản và ghi chú nếu cần.
6. Bấm Lưu phiếu nộp (chuyển …đ). Phiếu công ty bù thì nút ghi Lưu phiếu (cty bù …đ).

123456

Sau khi lưu:

• Các đơn trong phiếu được đánh dấu đã nộp, và trạng thái thu của chúng bị khoá ở Sổ doanh thu.
• Mỗi khoản chi dọc đường tự thành một khoản chi phí chung với bên chịu là Team, ghi theo ngày nộp. Khoản này không trừ vào lợi nhuận đem chia với chủ đầu tư.
• Phiếu hiện ở Lịch sử phiếu nộp. Nút ⭳ Xuất Excel cạnh tiêu đề Tiền mặt đang ngoài (người thu) tải danh sách phiếu nộp ra Excel.

4. Ghi bản nộp về tài khoản công ty

Khối Nộp về tài khoản công ty ghi một lần nhân viên nộp tiền mặt về tài khoản công ty. Khoản này không tính là doanh thu.

1. Chọn nhân viên ở ô - Nhân viên nộp -.
2. Gõ Số tiền nộp (đ), thêm ghi chú và ảnh chứng từ nếu có.
3. Bấm Ghi bản nộp.

Bản nộp này trừ vào thẻ của người đó ở đầu màn. Còn số trong khối Ai đang giữ bao nhiêu chỉ giảm khi các đơn được đưa vào một phiếu nộp quỹ.

5. Chốt kỳ với từng người thu

Khối Sổ quỹ theo tháng (đối soát ký với nhân viên) cho mỗi người thu một hàng: Đầu kỳ, các khoản thu, các khoản chi, Nộp về, Cty bù, Cuối kỳ.

1. Chọn tháng.
2. Bấm ⬇ Excel ký nếu cần in bảng để nhân viên ký.
3. Ở hàng của người cần chốt, bấm Chốt kỳ.
4. Khai thêm khoản chi lúc chốt nếu có, rồi bấm Xác nhận chốt kỳ.

Chốt kỳ gom toàn bộ khoản đã thu mà chưa nộp của người đó vào một phiếu. Số dư dương là nộp về công ty; số dư âm là chi vượt thu, công ty bù đúng số thiếu. Khoản bù không phải chi phí của căn và không vào phần chia lợi nhuận. Hàng đã chốt hiện chip Đã chốt.

6. Đặt ngưỡng cảnh báo

1. Ở khối Ngưỡng cảnh báo, gõ số tiền ở ô Giữ quá … đ và số ngày ở ô hoặc quá … ngày chưa nộp.
2. Bấm Lưu ngưỡng.

Ai giữ tiền quá số tiền hoặc quá số ngày này thì thẻ của người đó chuyển vàng. Mặc định là 5.000.000đ hoặc 3 ngày.