Cài tự gửi theo mốc đơn và bật bốn mẫu có sẵn

1. Điều kiện để một mẫu tự gửi

Mẫu chỉ tự gửi khi đủ các điều kiện sau:

• Công tắc Tự động gửi đang bật và đã chọn Mốc.
• Đã chọn ít nhất một kênh ở Gửi qua kênh.
• Đã gắn ít nhất một căn ở Áp dụng cho căn.
• Ô Đang dùng đang được tick.
• Đơn khớp khối Chỉ gửi khi, nếu bạn có điền khối này.

2. Cài mốc gửi cho một mẫu

Mở mẫu ở Tự động hoá › Tin nhắn, rồi:

1. Bật công tắc Tự động gửi. Mẫu chưa có mốc thì mốc được đặt sẵn là Ngày nhận phòng.
2. Chọn Mốc: Khi đơn xác nhận, Ngày nhận phòng, Ngày trả phòng hoặc Khi đơn bị huỷ.
3. Chọn Lệch: từ Trước 14 ngày tới Sau 14 ngày, hoặc Đúng ngày.
4. Chọn Giờ gửi, theo giờ Việt Nam, các mốc cách nhau nửa giờ. Mốc Khi đơn xác nhận với lệch Ngay khi xác nhận, hoặc mốc Khi đơn bị huỷ với lệch Ngay khi huỷ, thì gửi Ngay lập tức.
5. Nếu mẫu chỉ dành cho một số đơn, điền khối Chỉ gửi khi (xem dưới).
6. Chọn kênh ở Gửi qua kênh và căn ở Áp dụng cho căn.
7. Bấm Lưu mẫu.

1234567

Mẫu tự gửi hiện chip lịch trong danh sách, ví dụ Trước nhận phòng 1 ngày 18:00.

3. Chỉ gửi cho một số đơn

Khối Chỉ gửi khi giới hạn mẫu theo độ dài kỳ ở và thời điểm khách đặt. Bỏ trống ô nào là không xét ô đó. Đơn không khớp thì mẫu không áp cho đơn đó.

Ngày tính theo lịch Việt Nam. Ví dụ: mẫu hướng dẫn riêng cho khách ở dài thì điền Ở từ (đêm) = 7. Mẫu có điều kiện hiện thêm một chip trong danh sách, ví dụ từ 7 đêm.

Hệ thống kiểm lịch gửi khoảng 5 phút một lần, nên tin có thể đi trễ vài phút so với giờ hẹn. Mỗi lượt kiểm, các đơn nhận phòng trong 7 ngày tới và đơn đang ở được lên lịch theo mẫu mới nhất.

4. Khi nào tin không được gửi

• Đơn đã huỷ hoặc khách không đến. Đơn còn chờ xác nhận cũng chưa được lên lịch gửi.
• Mốc đã qua lúc đơn được tạo: hệ thống không gửi dồn tin cũ. Riêng đơn vừa tạo chưa tới 6 giờ và chưa qua ngày trả phòng thì tin được gửi ngay, trừ khi mẫu bật Chỉ gửi đúng mốc.
• Mẫu mốc Khi đơn xác nhận gặp đơn đã tạo quá 48 giờ.
• Khách đã được gửi mẫu này cho đơn đó rồi.
• Đơn là gia hạn của khách đang ở cùng căn: bỏ mẫu mốc Khi đơn xác nhận và Ngày nhận phòng, vẫn giữ mẫu mốc Ngày trả phòng.
• Đơn đã đổi sang căn hoặc kênh mà mẫu không áp, hoặc không khớp khối Chỉ gửi khi.

Mẫu mốc Khi đơn bị huỷ chỉ gửi cho đơn vừa huỷ trong 24 giờ. Mẫu này không gửi cho đơn ảo, đơn khách không đến, hay đơn chỉ được nhả phòng trên web mà còn nằm trên sàn: những đơn đó khách không huỷ. Dòng bị bỏ qua ghi rõ lý do.

Công tắc Chỉ gửi đúng mốc dành cho mẫu chỉ đúng ở đúng thời điểm, ví dụ mẫu hỏi giờ nhận phòng: đơn đến sau mốc thì bỏ, không gửi bù. Mẫu hướng dẫn nhận phòng thì nên để tắt, để khách đặt sát giờ vẫn nhận được hướng dẫn.

Từng tin sẽ gửi, đã gửi hay bị bỏ qua (kèm lý do) nằm ở Lịch gửi tự động của từng hội thoại. Muốn xem mọi tin sắp gửi trong 48 giờ tới của mọi đơn, mở Tự động hoá › Việc sắp chạy, xem Khu Tự động hoá.

5. Mẫu có mã cửa hoặc wifi

• Đơn Airbnb, Agoda, Trip.com, Expedia, Traveloka, Vrbo: khách đã trả tiền qua sàn nên mẫu gửi theo lịch. Riêng đơn mà kênh báo khách trả tại cơ sở (vd Expedia cho khách trả khi tới), mẫu chờ như đơn Booking.com bên dưới.
• Đơn từ nguồn khác (Booking.com, đơn khách lẻ, đơn web): mẫu chỉ tự gửi khi đơn đã được ghi là đã thu tiền. Chưa thu thì tin bị bỏ qua; bạn gửi tay khi khách tới hoặc đã trả tiền.

Gửi tay bằng nút Gửi ngay hoặc Sửa rồi gửi trong Lịch gửi tự động của hội thoại đó.

6. Bật bốn mẫu có sẵn

Đơn vị từ gói Chuyên nghiệp được cài sẵn bốn mẫu:

Cả bốn mẫu đang tắt tự gửi và chưa gắn căn, kênh. Hai mẫu Hướng dẫn nhận phòng và Nhắc trả phòng còn những dòng trong ngoặc vuông [ ] để bạn tự điền, ví dụ cách vào toà nhà hay việc cần làm trước khi trả phòng.

1. Mở từng mẫu, sửa câu chữ cho hợp với đơn vị của bạn. Điền các dòng trong ngoặc vuông rồi xoá dấu ngoặc.
2. Kiểm cả bản Tiếng Việt và English.
3. Chọn kênh, chọn căn, bật Tự động gửi, rồi bấm Lưu mẫu.

Các mẫu có sẵn dùng chỗ trống lấy từ thông tin của căn: giờ nhận phòng, giờ trả phòng và địa chỉ toà nhà. Căn nào chưa khai những thông tin này thì tin của căn đó bị bỏ qua với lý do thiếu dữ liệu, xem ở Lịch gửi tự động. Khai đủ cho từng căn trước khi bật.